Aplicaciones de Excel

En esta parte del Curso de Excel veremos algunos usos y aplicaciones más comunes. Estos son temas comunes de los Cursos de Excel. 

Eliminar puntos de datos o registros duplicados. 

Los conjuntos de datos más grandes a menudo contienen contenido duplicado. Una empresa puede tener varias listas de contactos y deseas ver cuántas empresas tiene. En este caso, es muy conveniente eliminar los duplicados. Para eliminarlos, selecciona la fila o columna de la que deseas eliminar duplicados. 

Luego ve a la pestaña Datos y selecciona Eliminar duplicados. Esto lo encuentras bajo el encabezado Herramientas en versiones anteriores de Excel. Aparece una ventana emergente para confirmar los datos a manipular. Simplemente selecciona "Eliminar duplicados". Y eso es todo, así de fácil.

También puedes usar esta función para eliminar todas las filas en función de los valores de columna duplicados. Por ejemplo, si tienes tres líneas de información de una empresa y solo necesitas revisar las direcciones de email, puedes seleccionar todo el registro y eliminar los duplicados según los correos electrónicos. La lista resultante contiene solo nombres únicos sin duplicados. 

Convierta filas en columnas. 

Si tu tabla contiene filas de datos, puedes decidir si deseas convertir registros de una de las filas a columnas, y viceversa. Copiar y pegar cada encabezado lleva mucho tiempo, pero puedes usar la función Reemplazar para mover datos de filas a columnas. 

Comienza resaltando las columnas que deseas convertir en filas. Haz clic derecho y selecciona Copiar. Luego selecciona la celda que comienza con la primera fila o columna en su hoja de trabajo. Haz clic derecho en la celda y selecciona Pegado especial. Aparece un módulo. A continuación se muestran las opciones de reemplazo. Marca la casilla correspondiente y elige Aceptar. Las columnas ahora pasan a filas o viceversa.

En las versiones más recientes de Excel, se muestran listas desplegables en lugar de ventanas emergentes. Esto se debe a la nueva herramienta de transposición de Excel.

Organiza la información del texto en columnas. 

¿Cómo se divide la información en una celda en dos celdas diferentes? Por ejemplo, puedes extraer el nombre de la empresa de una persona de una dirección de correo electrónico. También puede separar el nombre completo de la persona de su nombre y apellido en la plantilla de marketing por correo electrónico. Ambas cosas son posibles con Excel. 

Primero, resalta la columna que deseas dividir. A continuación, ve a la pestaña "Datos" y selecciona "Texto en columnas". Aparece un formulario de información adicional. Primero debes elegir el ancho dividido o fijo. "Delimitado" significa que las columnas deben estar separadas por caracteres como comas, espacios o tabulaciones. "Ancho fijo" significa que deseas elegir la posición exacta en cada columna donde deseas dividir. 

En el siguiente ejemplo, seleccionamos "Dividir" para separar el nombre completo en nombre y apellido. A continuación, es hora de elegir un borde. Pueden ser tabuladores, punto y coma, comas, espacios, o similares. (Por ejemplo, "Otro" podría ser el símbolo "@" que se usa en las direcciones de correo electrónico). Para este ejemplo, elegiremos un espacio. Luego puede obtener una vista previa de cómo se verá la nueva columna en Excel. Cuando estés satisfecho con la vista previa, haz clic en Siguiente. Si lo deseas, puedes seleccionar un formato diferente en esta página. Cuando termines, haz clic en Listo.