Fórmulas y función BUSCARV de Excel

 Como parte del Curso Excel ampliamos la información referente a las fórmulas y funciones de este software. 

Variables en las fórmulas.

En el siguiente ejemplo, la fórmula para la variable es =BUSCARV(C2,Hoja2!A:B,2,FALSO). Hay varias variables en esta fórmula. Combina información de la página 1 con información de la página 1 a la página 2. En el ejemplo a continuación, se refiere a la primera dirección de correo electrónico en la lista o en la celda 2 (C2). Matriz de tabla: la matriz de tabla es una serie de columnas en la página 2 que contiene los datos, incluida la columna de datos que coincide con el valor de búsqueda (en este caso, la dirección de correo electrónico) en la página 1 y la columna de datos a utilizar. 

Copia a la página 1. En este ejemplo, "Página 2!A:B". "A" se refiere a la columna A de la página 2, los datos de la página 2 correspondientes al valor de búsqueda (correo electrónico) se muestran en la columna de la página 1. "B" se refiere a la columna B, que contiene información solo disponible en la página 2 que deseas transferir a la página 1. 

Número de columna: le dice a Excel qué columna contiene los nuevos datos para copiar en la hoja 1. En este ejemplo, es la columna "Inicio". El número de columna es 2 porque "Inicio" es la segunda columna en el rango de columnas (tabla). (Notar: Un rango puede tener más de tres columnas. Por ejemplo, si la página 2 tiene tres columnas: correo electrónico, edad, hogar y aún deseas pasar la sección hogar en la página 1, aún puedes usar V SEARCH. Para obtener el valor de la tercera columna, debe cambiar 2 a 3: =BUSCAR(C2:Hoja2!A:C,3,falso). )

Coincidencia aproximada (VERDADERO) o Coincidencia exacta (FALSO): usa FALSO para hacer coincidir sólo valores exactos. Si es VERDADERO, la función devuelve una coincidencia aproximada. 

En el siguiente ejemplo, las páginas 1 y 2 tienen diferentes listas de información sobre la misma persona, y el hilo común entre ellas es una dirección de correo electrónico. Supongamos que queremos fusionar dos conjuntos de datos para que toda la información familiar en la página 2 se convierta en la página 

Función BUSCARV en Excel.

Entonces, si ingresa la fórmula =BUSCARV(C2,Hoja2!A:B,2,FALSO), todos los datos de hogar aparecerán en la hoja 1. BUSCARV solo encuentra datos con el mismo valor en la segunda hoja de trabajo a la derecha de la columna contenida. Esto introduce algunas limitaciones, por lo que algunos prefieren usar las funciones ÍNDICE y COINCIDIR.

Como puedes notar, existen diferentes formas de usar eficazmente este tipo de funciones. Por eso, es importante que tomes un Curso de excel avanzado para que mejores tu dominio de este programa especializado. Las siguientes notas también te serán muy útiles para alcanzar este objetivo. Sigue atento a nuestras próximas publicaciones.

 

Ejecuta la fórmula IF de Excel

En el ejemplo de la nota anterior del Curso de Excel online, le dimos a todos los estudiantes un 10. Si deseas sumar el total más tarde, no puedes porque el 10 está entre comillas y Excel lo convierte en texto en lugar de un número para sumar.

El poder real de la función IF surge cuando mezclas o combinas múltiples operadores IF. Esto permite definir más condiciones, obtener resultados más precisos y, en última instancia, organizar los datos en partes manejables. Los rangos son una forma de segmentar los datos para un mejor análisis. Por ejemplo, puedes clasificar los datos como valores inferiores a 10, 11 como 50 y 51 como 100. 

Puedes tomar un poco de prueba y error, pero una vez que lo domines, la fórmula IF se convertirá en tu nuevo mejor aliado en Excel. 

Como mantener la misma fórmula.

Puedes usar signos de dólar para mantener las mismas fórmulas de celda todo el tiempo. ¿Alguna vez has visto signos de dólar en las fórmulas de Excel? Cuando se usa, no representa dólares. En su lugar, garantiza que las columnas y filas exactas permanezcan iguales incluso si copia la misma fórmula en filas adyacentes. 

De forma predeterminada, las referencias de celda (por ejemplo, la celda C5 se refiere a la celda A5) son relativas. En este caso, se refiere a la celda (5) en la misma fila que la celda de la izquierda (C menos A). Esto se llama la fórmula relativa. Cuando mueves una fórmula vinculada de una celda a otra, el valor de la fórmula se ajusta a dónde la mueves. Sin embargo, a veces queremos que los valores permanezcan iguales incluso si se mueven, y podemos hacer esto haciendo que la fórmula sea absoluta. 

Para convertir una fórmula relativa (=A5+C5) en una fórmula absoluta, coloca un signo de dólar antes de los valores de fila y columna, por ejemplo (=$A$5+$C$5). Para mayor información, consulta la página de soporte de Microsoft Office para obtener más detalles. 

Usa la función BUSCARV para recuperar datos de un rango de tablas a otro rango. 

¿Haz pensado alguna vez en fusionar dos conjuntos de datos de dos hojas de cálculo diferentes en una sola? Por ejemplo, si una hoja de cálculo muestra los nombres de las personas junto a las direcciones de correo electrónico y la otra hoja de cálculo muestra las direcciones de correo electrónico de las personas junto a los nombres de las empresas, pero deseas ver los nombres, las direcciones y el correo electrónico y el nombre de la empresa. 

Estas personas aparecerán en alguna parte. V SEARCH es la fórmula preferida cuando tengamos que combinar tantos conjuntos de datos. Pero antes de usar la fórmula, asegúrate de que al menos una columna se vea igual en ambos lugares. Busca en el conjunto de datos para asegurarte de que las columnas de datos utilizadas para combinar la información sean idénticas sin espacios adicionales. 

Fórmula: =BÚSQUEDA(valor de búsqueda, matriz de tabla, número de columnas, coincidencia aproximada (VERDADERO) o coincidencia exacta (FALSO))

En la siguiente parte del Curso de Excel intermedio daremos más detalles del tema.

 

Cómo usar las fórmulas en Excel

En esta nota veremos algunos aspectos relevantes sobre el uso de Excel. Esto como parte del Curso de Excel básico. Entremos en materia en nuestro Curso de Excel en línea.

Usa fórmulas para cálculos simples. Además de realizar cálculos muy complejos, Excel también puede ayudarte a realizar operaciones aritméticas simples como sumas, restas, multiplicaciones o divisiones de datos. Usa el signo + para sumar, multiplica con * y usa / para dividir. Los paréntesis también se pueden usar para forzar que ciertos cálculos se realicen primero. En el ejemplo siguiente (10+10*10), la segunda y tercera decenas se multiplican y se suma el 10. Pero si haces (10+10)*10, la primera y la segunda decenas se suman. Una simple fórmula de Excel en acción

Calcule el valor promedio de los números en la celda. 

Puedes usar la fórmula =Promedio(Celda1:Celda2) para calcular el promedio de un rango de números. Esto es usar la fórmula =SUMA(Celda1:Celda2) para agregar una columna de números. 

Cambia automáticamente el color de la celda según los datos de formato condicional. Con el formato condicional, puedes cambiar el color de las celdas según la información de estas. Por ejemplo, es posible que desees resaltar números específicos en la hoja de cálculo que están por encima del promedio o en el 10% superior de los datos. Si deseas codificar coincidencias entre diferentes filas de Excel, puedes hacerlo. Esto permite ver rápidamente información importante. 

Primero, selecciona el grupo de celdas al que deseas aplicar el formato condicional. A continuación, selecciona Formato condicional en el menú principal y Lógico en la lista desplegable. También puede crear tus propias reglas si deseas algo diferente. Aparecerá una ventana solicitando más información sobre las reglas de formato. Cuando hayas terminado, selecciona Aceptar y los resultados aparecerán automáticamente.

Formato condicional en Excel.

Usa la fórmula IF de Excel para automatizar algunas funciones. A veces no queremos contar cuántas veces ocurre un valor. En cambio, si hay una celda que coincide con esos datos, intenta insertar datos adicionales ahí. Por ejemplo, en el siguiente ejemplo, quiero dar a cada estudiante de cierto lugar un 10. En lugar de ingresar manualmente el número 10 al lado del nombre de cada estudiante, puedes usar la fórmula IF de Excel para decir que si un estudiante está ahí, debe obtener 10 puntos. 

Fórmula: SI (prueba_booleana, valor_si_verdadero, [valor_si_falso])

Ejemplo: =SI(D2="Escuela","10","0")

Por lo general, la fórmula es SI (prueba booleana, verdadero, falso). Echemos un vistazo más de cerca a cada variable. boolean_test: La prueba booleana es la parte "si" de la declaración. En este caso, la lógica sería D2="Escuela". Esto se debe a que queremos que los estudiantes digan "Escuela". La palabra Escuela debe estar entre comillas aquí. 

Valor_si_verdadero: queremos que la celda muestre si el valor es verdadero. En este ejemplo, queremos que la celda lea "10" para indicar que el estudiante obtuvo 10 puntos. usa comillas solo si no desea que la salida contenga números. 

value_if_false: lo que deseas que muestre la celda si el valor es falso. En este caso, queremos que la celda muestre "0" para cualquier estudiante que no esté en Escuela. Usa comillas solo si no deseas que la salida contenga números.

 

Aplicaciones de Excel

En esta parte del Curso de Excel veremos algunos usos y aplicaciones más comunes. Estos son temas comunes de los Cursos de Excel. 

Eliminar puntos de datos o registros duplicados. 

Los conjuntos de datos más grandes a menudo contienen contenido duplicado. Una empresa puede tener varias listas de contactos y deseas ver cuántas empresas tiene. En este caso, es muy conveniente eliminar los duplicados. Para eliminarlos, selecciona la fila o columna de la que deseas eliminar duplicados. 

Luego ve a la pestaña Datos y selecciona Eliminar duplicados. Esto lo encuentras bajo el encabezado Herramientas en versiones anteriores de Excel. Aparece una ventana emergente para confirmar los datos a manipular. Simplemente selecciona "Eliminar duplicados". Y eso es todo, así de fácil.

También puedes usar esta función para eliminar todas las filas en función de los valores de columna duplicados. Por ejemplo, si tienes tres líneas de información de una empresa y solo necesitas revisar las direcciones de email, puedes seleccionar todo el registro y eliminar los duplicados según los correos electrónicos. La lista resultante contiene solo nombres únicos sin duplicados. 

Convierta filas en columnas. 

Si tu tabla contiene filas de datos, puedes decidir si deseas convertir registros de una de las filas a columnas, y viceversa. Copiar y pegar cada encabezado lleva mucho tiempo, pero puedes usar la función Reemplazar para mover datos de filas a columnas. 

Comienza resaltando las columnas que deseas convertir en filas. Haz clic derecho y selecciona Copiar. Luego selecciona la celda que comienza con la primera fila o columna en su hoja de trabajo. Haz clic derecho en la celda y selecciona Pegado especial. Aparece un módulo. A continuación se muestran las opciones de reemplazo. Marca la casilla correspondiente y elige Aceptar. Las columnas ahora pasan a filas o viceversa.

En las versiones más recientes de Excel, se muestran listas desplegables en lugar de ventanas emergentes. Esto se debe a la nueva herramienta de transposición de Excel.

Organiza la información del texto en columnas. 

¿Cómo se divide la información en una celda en dos celdas diferentes? Por ejemplo, puedes extraer el nombre de la empresa de una persona de una dirección de correo electrónico. También puede separar el nombre completo de la persona de su nombre y apellido en la plantilla de marketing por correo electrónico. Ambas cosas son posibles con Excel. 

Primero, resalta la columna que deseas dividir. A continuación, ve a la pestaña "Datos" y selecciona "Texto en columnas". Aparece un formulario de información adicional. Primero debes elegir el ancho dividido o fijo. "Delimitado" significa que las columnas deben estar separadas por caracteres como comas, espacios o tabulaciones. "Ancho fijo" significa que deseas elegir la posición exacta en cada columna donde deseas dividir. 

En el siguiente ejemplo, seleccionamos "Dividir" para separar el nombre completo en nombre y apellido. A continuación, es hora de elegir un borde. Pueden ser tabuladores, punto y coma, comas, espacios, o similares. (Por ejemplo, "Otro" podría ser el símbolo "@" que se usa en las direcciones de correo electrónico). Para este ejemplo, elegiremos un espacio. Luego puede obtener una vista previa de cómo se verá la nueva columna en Excel. Cuando estés satisfecho con la vista previa, haz clic en Siguiente. Si lo deseas, puedes seleccionar un formato diferente en esta página. Cuando termines, haz clic en Listo.